Evaluatie aanbesteding Piet Heintunnel

De gemeente Amsterdam heeft verschillende wegtunnels binnen haar gemeentegrenzen. Deze tunnels dienen te worden gerenoveerd om te voldoen aan strengere wetgeving. Hiertoe heeft de gemeente een programma Aanpak Wegtunnels Amsterdam (AWA) opgezet. Een van de projecten binnen het programma is de renovatie van de Piet Heintunnel (PHT). Begin 2020 is dit project aanbesteed en gegund aan combinatie Siemens-Heijmans.

 

De werkzaamheden van de PHT worden uitgevoerd in alliantievorm waarin partijen gezamenlijk werken aan het op tijd en binnen budget opleveren van de Piet Heintunnel. De gekozen aanbestedingsvorm en -proces zijn aangepast op deze samenwerkingsvorm. De alliantievorm en de aanbesteding bevatten verschillende innovatieve elementen, waaronder:

  • De uitvraag van de gemeente was niet gericht op de laagste prijs of de snelst mogelijke opleverdatum, maar op het komen tot een zo robuust en realistisch mogelijk plan met bijbehorende raming en planning.
  • De inschrijvers dienden analyses te maken, gericht op het verbeteren of onderbouwen van de robuustheid van het dossier van de gemeente (ontwerp, raming, risicodossier, planning, opzet alliantieorganisatie, etc.). Deze analyse vormden de inschrijvingen en werden beoordeeld op robuustheid en realiteit.
  • Na de inschrijving vond een uithardingsfase plaats met als doel de samenwerking binnen de alliantieorganisatie op te starten en te komen tot een afgestemd kader (ontwerp, proces en organisatie) uiteindelijk resulterend in het sluiten van een contract tussen gemeente en aannemer.
  • Ook de financiële constructie bevat enkele innovatieve elementen. Zo is het alliantiebudget bepaald o.b.v. de projectraming van de gemeente, maar met daarin verwerkt de positief beoordeelde verbetervoorstellen van de opdrachtnemer. Verder deelt de aannemer mee in een eventuele winst uit onderschrijding van het budget en bij overschrijding in een eventueel verlies (door het vervallen van opslagen voor AK en winst over de kosten boven budget).

 

De gemeente Amsterdam heeft Horvat & Partners gevraagd een evaluatie uit te voeren op dit aanbestedingsproces en in het bijzonder de innovatieve elementen binnen dit proces, met als doel de geleerde lessen in beeld brengen. In dit kader hebben wij een analyse uitgevoerd op de verschillende documenten uit het aanbestedingsdossier. Zoals de aanbestedingsleidraad, het uitvoeringsplan, het proceskader en de opzet voor de alliantieorganisatie. Daarnaast hebben we interviews uitgevoerd met de programmadirecteur AWA, de projectmanager PHT, de adviseur contractzaken tijdens de aanbesteding van PHT en de tendermanagers en (beoogd) projectmanagers van de drie inschrijvers.

 

Onze evaluatie resulteerde in lessen voor toekomstige aanbestedingen van AWA en de gemeente Amsterdam. Deze lessen betroffen enerzijds zaken die goed gingen en een volgende keer vooral zo doorgezet zouden moeten worden en anderzijds zaken waarop wij mogelijkheid voor verbetering zagen. Onze lessen hadden betrekking op onder meer het uitwerkingsniveau van het dossier, de duiding van de opdracht aan de inschrijvers (welke analyses, met welke diepgang en op welke onderdelen van het dossier?), aandacht voor het programmabelang (naast het projectbelang), de openheid en transparantie in het dossier, tijdens de dialoog en in de beoordeling, de beschikbare tijd voor dialoog en inschrijving en ten slotte de contractuele prikkels. Deze lessen helpen AWA en de gemeente Amsterdam om deze nieuwe, innovatieve vorm van aanbesteden en samenwerken verder te ontwikkelen en te verbeteren.